Maßnahmen für eine nachhaltige Lieferkette

Wenn Sie ein klares Bild von Ihrem Beschaffungsmanagement und Ihrer Lieferkette sowie eine effektive Strategie für eine nachhaltige Lieferkette entwickelt haben, müssen Sie die für die Umsetzung notwendigen Maßnahmen in die Wege leiten. 

Im Wesentlichen geht es um 5 Erfolgsfaktoren:

Erfolgsfaktor 1: Verpflichten Sie Ihre Lieferanten auf verantwortungsvolle Standards

Mit einer Verpflichtung der Lieferanten auf Ihren Code of Conduct wollen Sie erreichen, dass sich möglichst alle Akteure in der Lieferkette auf die von Ihrem Unternehmen definierten sozialen und ökologischen Vorgaben verpflichten. Dafür ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie den Verhaltenskodexgegenüber den Zulieferbetrieben kommunizieren. Um Verbindlichkeit zu erreichen ist es ratsam, den Verhaltenskodex von den Lieferanten unterschreiben zu lassen. Oft wird der Verhaltenskodex auch direkt in den Liefervertrag integriert.

Erfolgsfaktor 2: Die Selbstbewertung der Lieferanten

Die Selbstbewertung ist eine Selbstauskunft des Lieferanten. Sie soll Ihrem Unternehmen dabei helfen einzuschätzen, inwiefern der Zulieferbetrieb Ihre Anforderungen in Bezug auf eine nachhaltige Beschaffung erfüllt. Die Selbstbeurteilung erfolgt normalerweise mittels eines Fragebogens. Verschiedene Standards und Initiativen haben als Teil ihres Auditsystems solche Fragebögen entwickelt (wie z. B. BSCI). Üblicherweise werden folgende Aspekte des Lieferanten abgefragt:

Generelle Informationen:

• Eigentumsverhältnisse
• Geschäftsleitung
• Verantwortlicher für Standardumsetzung
• Kontaktperson für nachhaltige Beschaffung im Zulieferbetrieb
• Umsatz
• Anzahl Mitarbeitende und Mitarbeiterstruktur, Produkte/Sparten

Angaben zu sozialen und ökologischen Themen:

• Zertifizierte Managementsysteme
• Aktuelle und vergangene Auditberichte
• Auditierende Organisation(en)
• Richtlinien und spezifische Fragen zu Leistung und Prozessen

Wichtig ist, dass Sie die schriftliche Selbstauskunft des Lieferanten nur als einen ersten Schritt verstehen. Die Selbstauskunft erfordert für Sie meist nur relativ geringen Aufwand. Für die Lieferanten ist es jedoch ein klares Signal, dass Nachhaltigkeit für Sie als Kunden ein wichtiges Thema ist.

Bevor Sie mit einem Lieferanten aus Risikoländern ein Geschäftsverhältnis eingehen, sollten Sie mindestens Ihren Code of Conduct kommuniziert und vom Lieferanten unterschrieben zurückbekommen haben, sowie eine Selbstbewertung des Lieferanten vorliegen haben.

Erfolgsfaktor 3: Die Schulung der Lieferanten

Um die Zulieferer mit den konkreten Anforderungen des Verhaltenskodexvertraut zu machen, genügen die Verpflichtungund die Selbstbeurteilung meist nicht. Es empfiehlt sich deshalb, eine Schulung der Zulieferer durchzuführen, in welcher den Zulieferern die einzuhaltenden Vorgaben erklärt werden. Gerade bei Lieferanten aus Schwellen‐ und Entwicklungsländern fehlt häufig das notwendige Wissen, um die Nachhaltigkeitsanforderungen umzusetzen. Deshalb ist es wichtig, die Lieferanten nicht nur durch Audits zu kontrollieren, sondern auch zu unterstützen.

Gerade hier können die bekannten Wirtschaftsinitiativen zur Durchsetzung von ökologischen und sozialen Standards in der Lieferkette helfen. Initiativen wie amfori/BSCI, Fair Labour Association und andere bieten vor Ort in den Risiko-Beschaffungsmärkten für mehrere Lieferanten gemeinsame Schulungen an. Aber natürlich können Sie auch durch eigene Experten oder geschulte Trainingsanbieter Ihre Lieferanten ganz individuell und auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten, schulen.

Erfolgsfaktor 4: Das Audit

Mit einem Audit beim Lieferanten wird überprüft, ob dieser die im Verhaltenskodex geforderten Anforderungen erfüllt. Der wesentliche Unterschied zur Selbstbewertungist, dass mit einem Audit eine Kontrolle vor Ort durchgeführt wird und diese Kontrolle weitaus umfangreicher als eine Selbstbewertung ist. Damit sind die dabei erhaltenen Informationen grundsätzlich verlässlicher, aber auch aufwändiger zu erheben.

Es wird zwischen unterschiedlichen Formen von Audits unterschieden, je nachdem von wem das Audit durchgeführt wird. Beim internen Audit erfolgt die Kontrolle durch einen dazu ausgebildeten Mitarbeiter des Lieferanten. Das Kunden‐Audit: wird durch einen dafür ausgebildeten Mitarbeiter Ihres Unternehmens durchgeführt. Beim unabhängigen Audit schließlich erfolgt die Kontrolle durch eine spezialisierte, unabhängige Organisation (Zertifizierungsgesellschaft). Wenn Sie sich einer der bekannten Wirtschaftsinitiative zur Durchsetzung von Umwelt- und Sozialstandards anschließen, können Sie dabei auf akkreditierte Auditierungsgesellschaften zurückgreifen. Diese verfügen über erfahrene und der lokalen Sprache mächtigen Experten, die den jeweiligen lokalen Kontext und die besonderen kulturellen Begebenheiten in den einzelnen Risikoländern kennen.

Aber denken Sie auch daran: jedes Audit ist nur eine Momentaufnahme. Die Dokumente können nur stichprobenartig eingesehen werden. Ein einmal erhaltenes Auditergebnis muss regelmäßig und durch unangekündigte Besuche überprüft werden.

Um besonders wichtige Lieferanten nicht ohne Vorbereitung einem kostspieligen Audit zu unterziehen, ist es oft sinnvoll, vor Ort ein sogenanntes „Pre-Audit“ durchzuführen. Dabei kann eine Erfassung des Ist-Zustands vorgenommen und zugleich dem Zulieferer aufgezeigt werden, wie die jeweiligen Anforderungen erfüllt werden können. So hat der Zulieferer die Chance, vor einem externen Audit Verbesserungen einzuleiten.

Falls im Rahmen eines Audits ein Verstoß gegen ein lokales Gesetz oder gegen den vereinbarten Verhaltenskodex aufgedeckt wird, gilt es mit geeigneten Korrekturmaßnahmen den Missstand zu beheben. Je schwerwiegender der Verstoß gegen den gesetzten Standard ist, mit umso höherer Priorität muss der Verstoß behoben werden. In der Regel werden hier sog. Corrective Action Plans(CAP) von den Auditierern verfasst. Diese beinhalten die umzusetzenden Maßnahmen, einschließlich einer festgelegten Frist, zu der alle Verstöße behoben sein müssen. Mit einem Wiederholungs-Audit (Re-Audit) kann dann die Behebung der aufgedeckten Mängel zum festgelegten Zeitpunkt kontrolliert werden.

Nutzen Sie gerade bei Audits die Unterstützung bekannter und etablierter Initiativen zur Durchsetzung von Umwelt- und Sozialstandards. Vor allem als KMU würden Sie sich sonst unendlich schwer tun, wirklich wirksame Audits bei Ihren unterschiedlichen Lieferanten in verschiedenen Beschaffungsmärkten ohne überbordenden Aufwand und aus dem Ruder laufenden Kosten durchzuführen.

Erfolgsfaktor 5: Das Monitoring und die Berichterstattung

Nach all den vorhergehenden Schritten ist es entscheidend, dass Sie den Erfolg Ihrer Anstrengungen auch kontrollieren und messen. Denn nur so können Sie auch Fortschritte in der Umwelt- und Sozial-Performance Ihrer Lieferanten aus eher kritischen Beschaffungsländern nachvollziehen und dokumentieren. Dafür brauchen Sie vor allem zu Ihrem Unternehmen passende Kennzahlen und Indikatoren.

Beispiele für hilfreiche und wichtige Indikatoren:

• Prozentsatz der Zulieferbetriebe der ersten Zulieferstufe, bei denen die Produktionsstätte/n bekannt ist/sind
• Prozentsatz der Lieferanten, welche Code of Conduct unterzeichnet haben
• Prozentsatz der Lieferanten mit ausgefüllter Selbstbewertung
• Aufwand (Zeit und Geld) für durchgeführte Schulungen von Lieferanten sowie von eigenen Mitarbeitern
• Anzahl durchgeführter Audits
• Anteil der bestandenen Audits sowie der Audits, die wichtigen Verbesserungsbedarf aufgezeigt haben oder gar mit kritischen Ergebnissen bewertet wurden
• Umsatz der Waren, die nach dem Code of Conduct hergestellt wurden