Besprechungen und Veranstaltungen ressourcenschonend gestalten

Ganz ohne Besprechungen und Veranstaltungen geht es in keinem Unternehmen. Zwar können digitale Formate manche Dienstreise ersetzen, dennoch bleiben persönliche Treffen für viele Formen der Zusammenarbeit wichtig. Gleichzeitig haben sich digitale und hybride Formate als sinnvolle Ergänzung etabliert.

Ob kurze Besprechung oder größere Veranstaltung: Bereits in der Planungsphase lassen sich zahlreiche Aspekte berücksichtigen, die Ressourcenverbrauch und Emissionen reduzieren können.

Anreise und Mobilität

  • Wählen Sie Veranstaltungsorte, die gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind.
  • Informieren Sie bereits in der Einladung über Anreisemöglichkeiten mit Bahn, Bus, Fahrrad oder Fahrgemeinschaften.
  • Prüfen Sie die Nutzung von Kombi- oder Veranstaltungstickets für den öffentlichen Nahverkehr.
  • Berücksichtigen Sie bei der Terminplanung die Fahrpläne öffentlicher Verkehrsmittel.
  • Erfassen Sie nach Möglichkeit die durch die Anreise entstehenden CO₂-Emissionen und entwickeln Sie Maßnahmen zu deren Reduktion.
  • Achten Sie bei der Wahl des Veranstaltungsortes auf Barrierefreiheit sowie Aspekte von Inklusion und Diversität.

Energie, Ressourcen und Materialeinsatz

Achten Sie bei der Auswahl der Veranstaltungsstätte auf Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs. Dazu gehören beispielsweise:

  • LED-Beleuchtung
  • energieeffiziente Klima- und Lüftungstechnik
  • energieeffiziente Elektrogeräte
  • Vermeidung von Stand-by-Verlusten
  • bedarfsgerechte Heizungssteuerung
  • Geräte, die vollständig ausgeschaltet werden können

Beim Einkauf von Materialien können anerkannte Umweltzeichen und Zertifizierungen, beispielsweise Recyclingpapier oder Produkte mit anerkannten Umweltstandards, Orientierung bieten.

Darüber hinaus empfiehlt es sich:

  • Teilnehmermanagement und Veranstaltungsorganisation digital abzuwickeln,
  • Unterlagen online bereitzustellen,
  • Mehrweggeschirr und Mehrwegverpackungen zu nutzen,
  • Abfälle konsequent zu trennen,
  • wassersparende Armaturen und Einrichtungen zu berücksichtigen,
  • Werbemittel aus recycelten oder wiederverwendbaren Materialien auszuwählen.

Catering

Bei der Verpflegung können folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • regionale und saisonale Lebensmittel,
  • vegetarische und vegane Angebote,
  • Berücksichtigung von Allergien und besonderen Ernährungsbedürfnissen,
  • fair gehandelte Heißgetränke wie Kaffee oder Tee.

Orientierung durch Standards

Für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen stehen verschiedene Standards und Initiativen zur Verfügung.

fairpflichtet

Der Nachhaltigkeitskodex „fairpflichtet“ wurde vom German Convention Bureau e. V. (GCB) und dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. (EVVC) entwickelt. Die Initiative bietet Leitlinien für die Berücksichtigung ökologischer, sozialer und wirtschaftlicher Aspekte bei Veranstaltungen.

Green Globe

Green Globe ist ein Zertifizierungssystem für Unternehmen der Veranstaltungs- und Tourismusbranche. Die Bewertung erfolgt anhand definierter Kriterien in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung.

ISO 20121

Die internationale Norm ISO 20121 unterstützt Unternehmen bei der systematischen Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Sie betrachtet die gesamte Wertschöpfungskette, von der Lieferantenauswahl über Mobilität und Kommunikation bis hin zur Erfolgskontrolle der umgesetzten Maßnahmen. Die Norm basiert auf dem Plan-Do-Check-Act-Prinzip (PDCA) und kann unabhängig von einer Zertifizierung als Orientierung für die Veranstaltungsplanung genutzt werden.

Die systematische Erfassung relevanter Kennzahlen kann zudem dabei helfen, Veranstaltungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.