Videokonferenzen bieten die Möglichkeit, persönliche Gespräche ohne umweltbelastende, zeitraubende und teure Dienstfahrten durchzuführen. Sie ermöglichen es, unabhängig vom Standort miteinander zu kommunizieren und sind heute ein wichtiger Bestandteil moderner Arbeitsweisen. Während der Konferenz können Präsentationen gezeigt, Bildschirme geteilt oder Dokumente gemeinsam bearbeitet und ausgetauscht werden. Gerade bei regelmäßigen Besprechungen stellen Videokonferenzen eine praktische Alternative zu persönlichen Treffen dar.
Besonders komfortabel sind Videokonferenzen, wenn an einem Standort ein fest installiertes Videokonferenzsystem vorhanden ist, das sich problemlos mit gängigen Lösungen verbinden lässt. Solche Systeme werden weiterhin von Telekommunikationsanbietern sowie von Anbietern professioneller IT- und Kommunikationslösungen angeboten und vor allem in Besprechungsräumen eingesetzt.
Noch einfacher und kostengünstiger sind jedoch cloudbasierte Softwarelösungen, die auf den Endgeräten der Teilnehmer genutzt werden können. Diese funktionieren häufig direkt über den Webbrowser oder nach einer einfachen Installation und sind meist leicht zu bedienen. Da moderne Geräte wie Laptops, Tablets und Smartphones in der Regel bereits mit Kameras und Mikrofonen ausgestattet sind, lassen sich Videokonferenzen ohne zusätzliche Hardware durchführen.
Auch wenn keine Kamera genutzt wird, bieten Videokonferenzen einen Mehrwert, beispielsweise durch die Möglichkeit des Dokumentenaustauschs, der Bildschirmfreigabe oder der gemeinsamen Bearbeitung von Inhalten. Zusätzlich stehen heute oft Funktionen wie Chat, Aufzeichnungen, Untertitel oder automatische Zusammenfassungen zur Verfügung.
Unabhängig von der verwendeten Software können viele Videokonferenzen über Online-Dienste gestartet werden. In vielen Fällen genügt eine einfache Registrierung oder ein Einladungslink, um an einer Konferenz teilzunehmen, ohne dass umfangreiche technische Voraussetzungen erforderlich sind.